Penetapan, Penggunaan dan Pelaporan Data Terpadu Kesejahteraan Sosial - DTKS

Hasil pendataan awal maupun pendataan ulang Data Terpadu Kesejahteraan Sosial yang telah diverifikasi dan divalidasi oleh Potensi dan Sumber Kesejahteraan Sosial tingkat Desa / Kelurahan serta telah disampaikan kepada Menteri Sosial, kemudian oleh Menteri Sosial ditetapkan sebagai Data Terpadu Kesejahteraan Sosial untuk periode tersebut. Biasanya dengan mencantumkan bulan dan tahun, misalkan DTKS periode Januari - April 2020, DTKS Mei - Agustus 2020 atau DTKS September - Desember 2020 . Tapi karena tahun 2020 awal terjadi bencana nasional berupa epidemi Covid-19 maka penetapan DTKS yang dijadwalkan April 2020 menjadi tertunda.

Data Terpadu Kesejahteraan Sosial yang telah ditetapkan oleh Menteri Sosial Republik Indonesia dijadikan dasar penyelenggaraan Kesejahteraan Sosial bagi Kementerian, lembaga dan Pemerintah Daerah Provinsi maupun Pemerintah Daerah Kabupaten. Sesuai dengan Permensos No 5 Tahun 2019, masyarakat luas juga boleh mengakses data DTKS sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Undang-undang Keterbukaan Informasi Publik tentunya.

Bila mengingat sifat data, apalagi data sosial yang rentan terjadi perubahan karena memang nasib selalu berputar kadang di atas kadang di bawah, juga karena data sosial menyangkut urusan nyawa, maka sudah lazim bila data terpadu kesejahteraan sosialpun sangatlah dinamis. Selalu berubah tiap rentang waktu yang ditentukan. Fluktuatif, kerap berkurang, kerap bertambah, meski jarang sekali terjadi perubahan secara ekstrim.

Bagaimana dengan Pemerlu Pelayanan Kesejahteraan Sosial yang belum terdata?

Masih merujuk pada Permensos Peraturan Menteri Sosial Nomor 5 Tahun 2019, seseorang yang miskin dan sangat memerlukan Pelayanan Kesejahteraan Sosial yang belum terdata dalam DTKS, dapat secara aktif mendaftarkan diri kepada Lurah atau Kepala Desa atau Nama Lainnya yang menjadi kepala wilayah dimana dia tinggal. Untuk dicatat, diverifikasi dan divalidasi sehingga dapat masuk dalam data DTKS tentunya.

Kewajiban untuk berperan aktif bukan hanya ditujukan bagi seseorang yang miskin dan belum masuk data DTKS. Tapi juga bagi para warga yang telah masuk dalam DTKS, bila telah terjadi perubahan terutama perubahan nasib dari miskin menjadi sejahtera, maka warga atau seseorang tersebut wajib melaporkan kepada Lurah atau Kepala Desa atau Nama Lainnya yang menjadi kepala wilayah dimana dia tinggal. Untuk dicatat, diverifikasi dan divalidasi sehingga dapat dikeluarkan dari data DTKS. Meski hal ini jarang sekali terjadi, tapi pernah pula terjadi di Desa Giyanti Kecamatan Sambong Kabupaten Blora tahun 2018, sampai Bupati Blora sendiri memberikan apresiasi berupa uang penghargaan kepeloporan yang bersangkutan sebesar 5 juta rupiah.

Ketentuan Penggunaan DTKS

Masih merujuk pada Permensos No 5 Tahun 2019 tentang DTKS, disebutkan bahwa Data Terpadu Kesejahteraan Sosial digunakan sebagai sumber data utama dalam penyelenggaraan kesejahteraan sosial agar dapat dilaksanakan secara terarah, terpadu, dan berkelanjutan oleh kementerian/ lembaga, Pemerintah Daerah, dan/ atau masyarakat. Dengan demikian dapat diketahui bahwa DTKS dapat digunakan oleh Kementerian/ lembaga, Pemerintah Daerah dan Masyarakat. 

Penggunaan data DTKS oleh Kementerian/ Lembaga harus melalui pengajuan permohonan penggunaan data secara tertulis kepada Menteri Sosial Republik Indonesia.  Setelah pengajuan permohonan penggunaan data diterima Menteri Sosial Republik Indonesia, maka mekanisme yang harus dilalui seperti amanat Permensos No 5 Tahun 2019 adalah  seperti di bawah ini :

  1. Menteri menugaskan kepala satuan kerja pengelola data untuk menyiapkan data sesuai dengan permohonan;
  2. Data yang telah disiapkan oleh kepala satuan kerja pengelola data dituangkan dalam bentuk berita acara serah terima;
  3. Kepala satuan kerja pengelola data menyampaikan berita acara serah terima kepada pemohon untuk ditandatangani dan sekaligus menyerahkan data kepada pemohon berupa dokumen elektronik/digital; dan
  4. Kepala satuan kerja pengelola data melaksanakan pemantauan terhadap penggunaan data terpadu kesejahteraan sosial.

Masih menurut Permensos No 5 Tahun 2019 tentang Data Terpadu Kesejahteraan Sosial DTKS, bila Pemerintah Daerah Kabupaten maupun Provinsi ingin menggunakan data dalam DTKS, maka juga harus membuat permohonan penggunaan data secara tertulis kepada Menteri Sosial Republik Indonesia. Bagi Pemerintah Daerah, permohonan penggunaan data disampaikan kepada Menteri melalui Dinas Sosial masing-masing. Mekanisme yang harus dilalui sebagai berikut :

  1. Pemerintah Daerah mengajukan permohonan kepada Menteri dengan mengunggah surat permohonan melalui SIKS-NG;
  2. Menteri menugaskan kepala satuan kerja pengelola data untuk menyiapkan data sesuai dengan permohonan;
  3. Data yang telah disiapkan oleh kepala satuan kerja pengelola data dituangkan dalam bentuk berita acara serah terima;
  4. Kepala satuan kerja pengelola data menyampaikan berita acara serah terima kepada pemohon untuk ditandatangani dan sekaligus menyerahkan data kepada pemohon berupa dokumen elektronik/ digital melalui SIKS NG; dan
  5. Kepala satuan kerja pengelola data melaksanakan pemantauan terhadap penggunaan data terpadu kesejahteraan sosial.

Ternyata, pada Permensos No 5 Tahun 2019 tentang DTKS secara tersurat menyebutkan bahwa Data Terpadu Kesejahteraan Sosial juga boleh digunakan oleh Organisasi Perangkat Daerah atau OPD. Mekanismenya kayak gini :

  1. Permohonan diajukan secara tertulis kepada dinas/ instansi yang menyelenggarakan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah di bidang sosial;
  2. Dinas/instansi yang menyelenggarakan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah di bidang sosial menyiapkan data sesuai dengan permohonan;
  3. Data yang telah disiapkan dituangkan dalam bentuk berita acara serah terima;
  4. Kepala dinas/instansi yang menyelenggarakan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah di bidang sosial menyampaikan berita acara serah terima kepada pemohon untuk ditandatangani dan sekaligus menyerahkan data kepada permohon berupa dokumen elektronik/ digital;
  5. Kepala dinas/instansi yang menyelenggarakan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah di bidang sosial melaksanakan pemantauan terhadap penggunaan data terpadu kesejahteraan sosial; dan
  6. Kepala dinas/instansi yang menyelenggarakan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah di bidang sosial menyampaikan hasil penggunaan data oleh organisasi perangkat daerah kepada Menteri.

Pertanyaannya selanjutnya adalah, bagaimana kalau Dinas Sosial Kabupaten/ Kota belum punya Data Terpadu Kesejahteraan Sosial? Maka Dinas Sosial harus lapor Kepala Daerah agar minta DTKS kepada Kementerian Sosial Republik Indonesia. Baru setelah dapat, Dinas Sosial menyiapkan data sesuai dengan permohonan OPD.

Untuk melayani permohonan dari masyarakat, maka permohonan penggunaan data terpadu kesejahteraan sosial oleh masyarakat dilakukan dengan mekanisme:

  1. Menteri menugaskan kepala satuan kerja pengelola data untuk menyiapkan data sesuai dengan permohonan;
  2. Data yang telah disiapkan oleh kepala satuan kerja pengelola data dituangkan dalam bentuk berita acara serah terima;
  3. Kepala satuan kerja pengelola data menyampaikan berita acara serah terima kepada pemohon untuk ditandatangani dan sekaligus menyerahkan data kepada pemohon berupa dokumen elektronik/ digital; dan
  4. Kepala satuan kerja pengelola data melaksanakan pemantauan terhadap penggunaan data terpadu kesejahteraan sosial.

Sebuah catatan penting, pada Pasal 22 Permensos No 5 Tahun 2019 tentang DTKS, Menteri dapat menolak permohonan penggunaan data terpadu kesejahteraan sosial yang diajukan oleh kementerian/ lembaga, Pemerintah Daerah, dan masyarakat. Kabar baiknya, pada pasal 23 disebutkan bahwa :  Permohonan penggunaan data terpadu kesejahteraan sosial paling sedikit memuat variabel data, spesifikasi data, serta jumlah data dan perincian lainnya yang dibutuhkan oleh pemohon.

Data terpadu kesejahteraan sosial hanya dapat digunakan sampai dengan data terpadu  kesejahteraan sosial yang baru ditetapkan. Data terpadu kesejahteraan sosial  wajib diperbaharui oleh kementerian/ lembaga, Pemerintah Daerah,  dan masyarakat setelah data terpadu kesejahteraan sosial yang baru ditetapkan. Pembaharuan data tersebut melalui pengajuan kembali melalui mekanisme di atas.

Sesuai dengan Permensos No 5 Tahun 2019, Pengguna data terpadu kesejahteraan sosial DTKS diwajibkan untuk:

  1. Mematuhi ketentuan yang tercantum dalam berita acara serah terima;
  2. Tidak menyebarkan atau memberikan data kepada pihak ketiga; dan 
  3. Menjaga dan bertanggung jawab terhadap keamanan data dan menghindari penggunaan data oleh pihak yang tidak berkepentingan.

Dalam hal tertentu penyebaran dan pemberian data terpadu kesejahteraan sosial kepada pihak ketiga dapat dilakukan dengan ketentuan:

  1. Merupakan Hasil Olahan data terpadu kesejahteraan sosial;
  2. Penyajian dalam bentuk deskripsi statistik; dan
  3. Mencantumkan sumber data.

Pelaporan Penggunaan DTKS

Sudah sewajarnya, sangat santun, bila habis dikasih sesuatu, kemudian memberi laporan penggunaan pada yang ngasih sesuatu itu. Tak terkecuali dengan Data Terpadu Kesejahteraan Sosial, para pengguna menjadi wajib memberikan laporan penggunaan data kepada Menteri Sosial Republik Indonesia. Tenggang waktu pelaporan yang diberikan adalah paling lambat selama 1 bulan setelah penyelesaian program.

Laporan hasil pemanfaatan data terpadu kesejahteraan sosial sebagaimana yang digunakan untuk pemberian bantuan sosial atau subsidi, pemberdayaan sosial, dan penanganan fakir miskin bagi individu, keluarga, dan/ atau rumah tangga paling sedikit harus memuat identitas data terpadu kesejahteraan sosial, nama, nomor identitas kependudukan dan alamat penerima bantuan sosial atau subsidi, pemberdayaan sosial, dan penanganan fakir miskin.

Bila pengguna data tidak menyampaikan laporan hasil pemanfaatan Data Terpadu Kesejahteraan Sosial DTKS, maka permohonan perpanjangan penggunaan DTKS tidak dapat diberikan. Dengan sendirinya, pengguna data hanya akan menggunakan data DTKS yang tidak update. Dan ini sangat berpengaruh pada kredibilitas pengguna data. Namun permohonan update penggunaan data terpadu kesejahteraan sosial dapat diberikan, jika laporan hasil pemanfaatan data terpadu kesejahteraan sosial sudah diterima oleh Menteri.

Sebagai catatan akhir, Data terpadu kesejahteraan sosial yang diterima oleh Pemerintah Daerah kabupaten/ kota dari Kementerian Sosial yang akan digunakan untuk melakukan Pendataan hanya boleh diberikan kepada petugas Pendataan dan petugas Verifikasi dan Validasi yang telah ditunjuk dan ditetapkan dengan membuat berita acara serah terima. Pengelolaan Data terpadu kesejahteraan sosial dilakukan dengan menggunakan SIKS-NG dan/ atau sistem informasi yang terintegrasi dengan SIKS-NG. Dalam setiap tahapan Pengelolaan dapat meminta saran dan pertimbangan dari kelompok kerja data terpadu kesejahteraan sosial yang ditetapkan oleh Menteri Sosial Republik Indonesia.